home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ AOL File Library: 4,101 to 4,200 / aol-file-protocol-4400-4101-to-4200.zip / AOLDLs / Business Management / FCS_ V1.5e1 Flexible Church S / FCSVER15.exe / TIPS.DOC < prev   
Text File  |  1993-12-05  |  8KB  |  180 lines
  1.   Tips, late news, and answers to common questions...
  2.  
  3.   1.   When creating a phone directory, try entering the following numbers in
  4.        the FlexiList report generator:
  5.  
  6.        List Items... 1 & 22  (Ensures family data AND persons are included)
  7.        Sort Items... 22 & 49 (Last name then by directory sequence)
  8.        or
  9.        Sort Items... 1 & 49  (To group families together)
  10.        Filter Items. 43      (Allows you to choose the church status)
  11.  
  12.        For this list, I entered "MRP" (Members, Regulars, Prospects) when FCS
  13.        asked which church status I wanted to filter.
  14.  
  15.  
  16.        Phone Directory printed on 06/27/1993
  17.        -------------------------------------
  18.  
  19.        HAMMERHEAD, George, Martha, *Randy Wood
  20.        242 Ash Street, Cheyenne WY 82001......................307-632-3232
  21.  
  22.        BONEHEAD, Larry, Dee
  23.        PO Box 909, Cheyenne WY 82001..........................307-632-4545
  24.  
  25.        HAIRYHEAD, Harry
  26.        PO Box 983, Cheyenne WY 82009..........................307-632-9087
  27.  
  28.        STONE, Rocky, Sally, Bill
  29.        456 Oliver Ave, Cheyenne WY 82001......................307-632-1111
  30.  
  31.        CONEHEAD, *Clyde
  32.        234 Main Street Apartment J, Cheyenne WY 82009.........307-632-3434
  33.  
  34.  
  35.        The "*" appears for all that are NOT "Active Church Members."
  36.  
  37.   2.   I recommend sending the phone directory output to a file and using your
  38.        word processor to edit and print the directory. Unless you specify
  39.        otherwise using Customize Screen #1, the file created will be called
  40.        "PhoneBk.TXT" and will be located in the \FCS\REPORTS directory.
  41.        Simply edit this file just as you would any other file using your
  42.        favorite word processor.  If you do not want the "*" to appear next to
  43.        non-member names, simply do a search and replace using your word
  44.        processor.
  45.  
  46.   3.   NEVER enter your data in all UPPER CASE.  It is harder to read all
  47.        upper text and it appears to "shout" at you.  FCS automatically
  48.        converts text to upper case when printing labels.  The postal service
  49.        prefers upper case characters.
  50.  
  51.   4.   How do I get into the jobs module?  Answer:  You must be EDITING a
  52.        person before you can gain access to the Jobs Module.  The Jobs module
  53.        is inactive while in the "ADD MODE".  After you select a person to edit
  54.        and have the individual on the screen, simply press F7.  Remember to
  55.        first turn the Jobs module on from Customize Screen #1.
  56.  
  57.   5.   When creating a FlexiList, any SORT item number selected must also be
  58.        entered in the LIST item area too.  For example, if you want your list
  59.        sorted by Zip code, enter a "6" in a SORT item block AND in a LIST item
  60.        block.  FCS will remind you if you forget.
  61.  
  62.   6.   Each time you create a FlexiList, a file called TempList.DBF is created
  63.        containing your FlexiList data.  This file is a dBase III compatible
  64.        file and can be used in any way you desire.  You may want to merge
  65.        print this data using your word processor or a database program such
  66.        as dBase III.  You should always copy this file into another directory
  67.        before "playing" with it to avoid the possibility of erasing,
  68.        overwriting, or damaging other FCS files.  NEVER edit or "play" with
  69.        other FCS system and database files.  You may edit report files you
  70.        create from FCS.
  71.  
  72.   7.   Some have asked what the LabRecNo and PersRecNo represent in the
  73.        FlexiList browse area.  These numbers identify the Family record number
  74.        and the person record number of these two respective databases.  These
  75.        numbers may be removed from the screen in future versions of FCS.
  76.  
  77.    8.  If you delete a FAMILY, FCS will not let you undelete a person assigned
  78.        to that family.  You would first need to undelete the family.
  79.  
  80.    9.  When creating reports and you send the output to a file, you may want
  81.        to set the left margin to 0.  This may save you time once you begin
  82.        editing the file with your word processor.
  83.  
  84.   10.  When printing church attendance sheets, only those that have attended
  85.        at least once will be included.  This also applies to the Evening and
  86.        Wednesday attendance sheets.
  87.  
  88.   11.  If you have a monochrome monitor, try starting FCS with the MONO
  89.        parameter.  The screens may be easier to read depending upon the video
  90.        card in your system.  Enter:
  91.                                       FCS MONO
  92.  
  93.   12.  To delete all data in FCS (to start loading from scratch) enter:
  94.  
  95.             DEL *.DB?
  96.  
  97.   13.  I strongly recommend using two printers AND two printer ports with FCS.
  98.        Use the LPT1 port and printer for normal use.  Use the LPT2 port and a
  99.        dot matrix printer for printing labels.  FCS will remember which
  100.        printer was used last for printing labels.  This method is much better
  101.        than using a A/B switch and cheaper.  You may need to purchase an extra
  102.        printer port at your local computer store for about $15.00.
  103.  
  104.   14.  When printing all contribution reports (Donations Summary/Detailed)
  105.        using the FlexiList generator, you need only select ONE list item
  106.        (1-22).
  107.  
  108.        List Items... 1
  109.        Sort Items...
  110.        Filter Items.
  111.  
  112.   15.  If you are printing donation reports and you run out of paper or have
  113.        some other problem that causes you to start the printing process over
  114.        you might say to yourself, "I don't want to reprint all these reports."
  115.        With FCS and the FlexiList browse option it is easy to ignore those you
  116.        have already printed.  First recreate the FlexiList and "Browse" the
  117.        list.  Press F4 on all names you do not want printed.  Then begin
  118.        printing the donation reports again.  Those tagged as "Not Selected"
  119.        will not print and it only takes a couple of minutes to do this.
  120.  
  121.   16.  A couple of people have reported that they have been unable to start
  122.        FCS due to an incorrect environment setting, even after FCS makes the
  123.        required changes.  If your computer system stores the CONFIG.SYS file
  124.        on a drive other than drive C:, you will need to make the required
  125.        changes manually because FCS looks for only drive C:.
  126.  
  127.   17.  If you have a HP laser or compatible you can now print envelopes
  128.        using the merge print option.  Add a new merge template using F7 and
  129.        add the following template information:
  130.  
  131.        <ENVELOPE>
  132.  
  133.        Your Name Goes
  134.        Your Address Goes
  135.        YourCity, YourState 55555-5555
  136.  
  137.  
  138.  
  139.  
  140.                       <1>
  141.                       <3>
  142.                       <4-> <5> <6>
  143.  
  144.  
  145.        Printer Screen Helpful Information:
  146.        Custom Paper Size:
  147.             Columns Width...80
  148.             Custom Length...45
  149.             Left Margin.....20
  150.             Top Margin......10
  151.             Bottom Margin...0
  152.  
  153.        Select Your Codes (These are preset to HP commands)
  154.        Eject paper: Neither
  155.  
  156.   18.  When editing church/Sunday school status (see personal data screen) you
  157.        must enter one of the codes that are listed or FCS will not let you
  158.        exit the screen.  FCS validates the entry with Customize screen #2
  159.        title abbreviations.  The computer appears to lockup, but in reality
  160.        it will not let you out of the field because you have entered
  161.        invalid data.
  162.  
  163.   19.  A "N" will be displayed on the top line of the "browse" screen if
  164.        there is a note stored for the highlighted family.  A "$" will
  165.        appear on the top line of the  "browse" screen if the family has con-
  166.        tributed.
  167.  
  168.   20.  If the text wraps when printing...Try setting left margin to a lower
  169.        number such as 0.  You may simply need to change the Printer Codes
  170.        from "No Codes" to Epson or IBM as applicable.
  171.  
  172.   21.  On some names, such as Van Patten, FCS thinks Patten is the last name
  173.        and "swaps" it at that point.  To prevent this you can enter a "."
  174.        between the Van and Patten (Van.Patten).  The period won't print when
  175.        printing labels.  Another solution is to enter an ASCII 255 character
  176.        between the Van and Patten.  To do this position the cursor between
  177.        the Van and Patten, then hold your alt key down and enter 255 on the
  178.        numeric key pad, then release the alt key.  The 255 character looks
  179.        like a space.
  180.